Personeelsadministratie

Het is natuurlijk verplicht vanuit de Belastingdienst om een goede personeelsadministratie bij te houden. Maar er zijn nog meer redenen waarom dit van belang is. Natuurlijk heb je een vertrouwensband met je werknemers. Je ziet best vaak dat er mondelinge afspraken zijn en we er vervolgens van uit gaan ‘dat het wel goedkomt’. Helaas is dit niet altijd het geval. Om die reden is het belangrijk duidelijke afspraken op papier te maken, zodat er geen discussie kan ontstaan. Hiermee voorkom je dus discussies of zelfs conflicten met je werknemers. VitalCampus helpt je vooruit om dit goed op papier te zetten en daarmee ook om conflicten te voorkomen.

Omdat het voeren van een personeelsadministratie erg belangrijk is gebruiken wij hier speciale software voor: Clerq HR. De mobiele app zorgt ervoor dat de administratie eenvoudig bereikbaar is en HR-informatie snel raadpleegbaar is.

Wij vinden het belangrijk dat de personeelsadministratie nauwkeurig wordt bijgehouden. Het is dan ook belangrijk dat het personeelsdossier transparant is voor de werknemer en werkgever. Daarom hebben wij voor jou de Clerq HR App ontwikkelt. Hierin kan jouw personeel eenvoudig zijn of haar personeelsdossier inzien. Hierin zitten allerlei punten verwerkt zoals het volledige personeelsdossier dat is opgesteld voorafgaand aan het dienstverband. Denk bijvoorbeeld aan de volgende gegevens:

• CV
• Sollicitatiebrief
• Referenties
• De arbeidsovereenkomst
• Geheimhoudingsovereenkomst
• De stamkaart

Tijdens het dienstverband zijn er andere zaken aan de orde. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan het wijzigen van persoonlijke informatie of omstandigheden, toevoegen van gewijzigde functieprofielen, functionerings-, en beoordelingsgesprekken. Mocht het voorkomen dat er een schriftelijke waarschuwing is gegeven dan moet ook deze in het personeelsdossier te vinden zijn. Ten slotte dien je ook een verlof-, en verzuimadministratie bij te houden.

Eens komt de dag dat je afscheid neemt van een personeelslid. Ook dat heeft gevolgen voor het personeelsdossier. Je moet namelijk zorgen dat de spullen van de zaak worden ingeleverd en bestaande afspraken of opleidingstrajecten en verplichtingen netjes worden afgerond. Dit moet worden opgenomen in het personeelsdossier. Ook een eventuele ontslagvergoeding en de ontslagbrief horen in het personeelsdossier.