Niek Ritzen 7 november 2021 | 15 minuten leestijd

10 tips om je administratie digitaal in te richten als sociale ondernemer.

Niek Ritzen 7 november 2021 | 15 minuten leestijd

Ieder bedrijf heeft een begrijpelijke en overzichtelijke administratie nodig. De cijfers van je onderneming laten namelijk zien waar je (onnodige kosten) maakt en hoe je dus meer winst kunt gaan derven. Ook is het volgens de belastingdienst een vereiste om een “deugdelijke boekhouding” te hebben. Door je administratie goed in te richten kom je dus een stap dichterbij om een succesvolle onderneming te starten. Daarnaast weet je dan ook precies of er geld over is om in mensen te investeren. Denk bijvoorbeeld aan het sponsoren van goede doelen of acties, investeren in personeel of het herintroduceren van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. Wij geven je tien tips waarmee je de administratie overzichtelijk kunt inrichten.

#1 Ben je startend ondernemer? Begin op tijd

Je bent net gestart met je onderneming en je hebt al voor de officiële oprichting van je zaak al het een en ander aangeschaft voor je onderneming. Ook deze middelen zijn fiscaal aftrekbaar. Wel moet je zeker weten dat je alle inkoopfacturen nog hebt. Zodra je dan eenmaal gestart bent kun je de inkoopfacturen inboeken in je onderneming. Als je dan eenmaal ingeschreven bent, dan zul je direct moeten starten met het opzetten van een goede boekhouding. Zodra eenmaal alles is opgezet weet je ook precies wat je kunt doen om anderen voorruit te helpen en samen verder te groeien. Je kunt dan een deel van je omzet gebruiken om in te zetten in sociaal ondernemerschap. Dit heet ook wel SROI. Hiermee bedoelen we dat een deel van de omzet gebruikt wordt om te investeren in mensen. Denk bijvoorbeeld aan mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. Zij kunnen een steuntje in de rug gebruiken en jij helpt je lokale omgeving.

#2 Voer je administratie online uit

“Wil je het bonnetje?” Dat is een vraag waar je altijd ja op moet zeggen als je kosten maakt voor je onderneming. Toch zul je al deze bonnetjes moeten bewaren voor je administratie. De Belastingdienst heeft namelijk een regeling dat je bonnetjes en facturen tot zeven jaar moet bewaren. Voor facturen van onroerende zaken zoals bijvoorbeeld de huur van een (bedrijfs)pand geld zelfs een bewaarplicht van tien jaar. Het correct bewaren van inkoopfacturen is daarom erg belangrijk mocht je een controle hebben van de Belastingdienst.

Kleinere bonnetjes kun je makkelijk kwijtraken. Door een online boekhoudprogramma te gebruiken zoals Exact Online, of Clerq HR, kun je de bonnetjes digitaliseren waardoor je ze nooit meer kwijt kunt raken. Door de handige app kun je ook de bonnetjes, inkoop-, en verkoopfacturen inscannen wanneer het jou uitkomt. Dit scheelt je, of je boekhouder heel veel tijd, als ze niet iedere post hoeven te controleren.

#3 Maak gebruik van digitale brievenbussen

Het advies van menig boekhouder is om een overzichtelijk opslagsysteem te gebruiken voor je administratie. Je kunt bijvoorbeeld werken met een splitsysteem. Hierin split je alle kosten en inkomsten van elkaar binnen jouw onderneming. Denk bijvoorbeeld aan een systeem waarin je het als volgt verdeeld:

  • Brievenbus inkomende facturen
  • Brievenbus uitgaande facturen
  • Brievenbus voor bonnetjes
  • Brievenbus voor de belastingdienst

Een digitale brievenbus helpt je om alle inkoop en verkoopfacturen te verzamelen op een plek, maar dan wel met een overzichtelijk systeem. Deze kun je bijvoorbeeld binnen laten komen in een app als Clerq HR én zorg je ervoor dat je alle facturen op tijd kunt betalen. Zorg er dan ook voor dat je de zakelijke bankrekening gekoppeld hebt aan de zakelijke rekening. Ook kun je webwinkelfacturen koppelen aan E-online. Hierdoor bespaart dit je een hoop werk, omdat je dan niet alles hoeft in te boeken.

#4 Gebruik een online salarisverwerkingsprogramma

Zodra je personeel hebt, ben je ook langer bezig met je administratie. Je moet je bijvoorbeeld bezighouden met de salarisadministratie. Wil je die snel kunnen uitvoeren? Dan kun je het beste aan de slag gaan met een online salarisverwerkingsprogramma zoals Employees of Exact Online. Je bent sneller klaar met het verwerken van salarissen én je maakt geen fouten. Hierdoor verklein je de kans op boze werknemers doordat er iets niet klopt met hun salaris.

#5 Gebruik een allesomvattend HR-systeem

Er is weinig zo vervelend als zeven verschillende programma’s te moeten gebruiken voor de administratie. Dus wat nou als het in één HR-systeem kan waarin jij en je personeel alles in kan verwerken. Clerq HR is daar een voorbeeld van. Het is in staat om alle belangrijke stukken voor jou en je personeel te verzamelen. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Loonstroken
  • Ziek melden
  • Declaraties
  • Urenverantwoording
  • Mutaties
  • Roosters
  • Andere relevante stukken

Dit alles is dan gekoppeld aan je facturatie en verloningssysteem. Hierdoor kun je in één app zien wat er gaande is in jouw onderneming. Een goed HR-systeem is met name fijn als je met een wat groter team werkt. Denk bijvoorbeeld aan de MKB of de grotere onderneming. Met name zaken als ziekmeldingen moeten goed worden geregeld en ook wil je kilometers goed verantwoord hebben. Met een goede HR-app is dit allemaal mogelijk.

Een nieuwe HR-app? Maar het gaat toch goed zoals het nu is?

Een verandering, zoals een nieuwe werkwijze, kan voor best wat onzekerheid zorgen onder het personeel. Toch kan verandering een goed iets zijn als dit zorgt voor een efficiëntere, en meer eenvoudige, werkwijze. Een goed HR-systeem zorgt ervoor dat je klaar bent voor de toekomst en dat je jouw onderneming meer kunt stroomlijnen. Natuurlijk wil je wel dat de verandering soepel verloopt. Betrek daarom het personeel bij het implementeren van de app. Zodra iedereen aan het nieuwe systeem gewend is, zullen ook zij merken dat het juist beter gaat. Je personeel kan zich eenvoudiger ziek-, en beter melden, roosters ontvangen, en declareren. Daarnaast staat er in één app ook de administratie van het personeel. In een app kunnen zij dan kijken naar relevante stukken en hun loonstroken.

#6 Koppel je bankrekening aan je administratie

Dit lijkt misschien wel erg vanzelfsprekend maar toch wordt dit weleens vergeten. Echter, wordt dit vaak enkel vergeten zodra je offline doet boekhouden. Door je bank te koppelen kun je mutaties snel bijwerken in je bank. Daarnaast heeft het ook als voordeel dat je facturen sneller, en dus ook op tijd, kunt betalen. Hierdoor voorkom je onnodige betalingsherinneringen van leveranciers. Ook kun je hierdoor onnodige tijd besparen door het handmatig overmaken van facturen.

#7 Nooit meer te laat betalen met digitale facturatie

Een duurzame met je leveranciers is erg belangrijk voor iedere succesvolle onderneming. Een relatie met je leveranciers doe je onder andere goed onderhouden door op tijd te betalen. Dit kun je handmatig doen, maar het kan ook veel sneller. Door gebruik te maken van digitale facturatie kun je nooit meer een betaaltermijn vergeten. Hiervoor kun je bijvoorbeeld LIFT software gebruiken. Naast het op tijd betalen van facturen stuurt de software ook geautomatiseerde LIFT software. Dit zorgt ervoor dat er automatisch betaalherinneringen worden verstuurd door de software. Door op tijd herinneringen te sturen laat je zien dat je serieus bent over je werkzaamheden en is de klant sneller geneigd om op tijd te betalen.

#8 Maak gebruik van een klantenportaal met ordering

Deze tip is vooral bedoelt voor ondernemingen met meerdere grote klanten. Als je grote klanten hebt wil je geen onnodige fouten maken. Door orders binnen te laten komen op een eigen portaal voorkom je dat je een bestelling vergeet. Mocht je meerdere kleine bestellingen hebben dan volstaat een portaal ook al in de vorm van een webshop. Een klantenportaal is dan ook iets wat hoort bij het moderne ondernemen. Een self-service portaal is dan ook iets waar veel ondernemers behoefte aan hebben. Je klanten kunnen dan locatie en tijdonafhankelijk zaken regelen in de app en jij kunt vervolgens in een oogopslag de bestelling uitvoeren en tijdig leveren. Kortom met een klantenportaal bewerkstellig je:

  • Gebruikersgemak
  • Een betere relatie met je klant
  • Beter inzicht (status offerte, historie, facturen en orders)
  • Gevoel van privacy en transparantie

#9 De digitale kassa

Heb je een webwinkel of verkoop je diensten online? Dan moet er natuurlijk ook betalen worden. Laat mensen langsgaan langs jouw digitale kassa. Dit kan op verschillende manieren. Denk bijvoorbeeld aan de ccvshop.

Daarnaast heeft een digitale kassa ook nog een ander voordeel. Je kunt je klanten ook een digitale kassabon geven. Dit betekent dus dat er minder papier nodig is voor het verwerken van facturen en bonnetjes. Niet alleen heeft een digitale bevestiging als voordeel dat je kosten bespaart door het niet inkopen van papier, maar je bespaart ook het milieu. Voor het maken van papier zijn bomen nodig. In onze Clerq HR app zie je dit terug in het bomenicoontje. Dit icoontje laat zien hoeveel bomen je bespaart door het niet gebruiken van papier. Het bonnetje dient tegelijkertijd als garantiebewijs en bevestiging van de order en kun je verder gaan met het maken van extra omzet!

#10 Kies een goed boekhoudprogramma  

De digitalisering heeft ervoor gezorgd dat boekhouding voor iedere ondernemingen sneller en eenvoudiger is. Zorg er daarom voor dat je de boekhouding online verzorgd. Gebruik hiervoor een handige app waarin HR en boekhouding samenkomt. Wij hebben hiervoor de perfecte app ontwikkelt waarmee je aan de slag kunt gaan samen met je personeel. Inboeken, factureren, urenverantwoording, ziekmelding en nog veel meer komt samen in één app!

Online boekhouden duur?

Online boekhouden hoeft niet duur te zijn. Een online boekhoudsysteem zorgt er uiteindelijk voor dat je sneller kunt werken en je boekhouding beter op order kunt houden. Door alleen al te kijken naar deze kosten ben je al snel voordeliger uit. Daarnaast is een “deugdelijke boekhouding” een vereiste vanuit de Belastingdienst. Voorkom dus onnodige boetes en voor de boekhouding en voer daarom je boekhouding online uit.

Daarnaast is het ook belangrijk dat je een goede HR-app voor jou en je personeel. Hierdoor vereenvoudig je diverse zaken zoals boekhouden, ziekmelden, uur-, en kilometer verantwoordingen en andere belangrijke zaken voor je onderneming. Door Clerq HR te gebruiken zorg je ervoor dat je werkt met een allesomvattende, en eenvoudig te gebruiken, app waarmee je met een enkele klik alles geregeld hebt. Tijd en geld dat je hiermee bespaart kun je dan investeren in bijvoorbeeld mensen. Draag ook je steentje bij en probeer mensen op te leiden naar vakkrachten. Misschien is er zelfs ruimte voor iemand met enige afstand tot de arbeidsmarkt die je aan werk kunt helpen. Hiermee verhoog je niet alleen je ROI, maar ook je SROI!